Inventaire (Guide de l'utilisateur)

De Biciklo
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Cette page présente les fonctions du système d'inventaire utiles aux bénévoles lors du déroulement d'une séance d'atelier normale.

Lancement

Pour accéder à l'inventaire sur l'ordinateur de l'atelier, ouvrir le fureteur Chromium. L'inventaire devrait être la page d'accueil (http://localhost/).

Aperçu

Interface de l'inventaire

Le menu principal, en haut, comporte les items Membres, Pièces et Factures. Lors d'une séance d'atelier, l'essentiel du travail se fait dans ces trois sections. Pour faire un achat, une personne doit être membre de l'atelier, on procède donc d'abord à son inscription. Ensuite, on doit lui ouvrir une facture, puis des pièces y sont ajoutées (dont un abonnement, un type spécial de "pièce", normalement). Une fois payée, la facture est fermée, ce qui la retire de l'affichage principal.

Membres

Section Membres

La liste de membre est assez auto-descriptive. Le champ recherche effectue une recherche sur tous les champs de la table.

Ajout d'un membre

Cliquer sur le bouton bleu "Nouveau membre" fait apparaitre le formulaire. Les champs Prénom, Nom, et Courriel sont assez évidents. Cliquer dans le champ Provenance présente dans un menu déroulant les options par défaut (Poly/UdeM/HEC/Autre), mais il est possible d'entrer une autre valeur. Le champ Remarques est surtout utilisé pour noter la façon dont la personne a entendu parlé de Biciklo (des choix par défauts sont également présentés), mais il peut servir à garder n'importe quelle note au sujet du membre. La case "Ajouter à la liste d'envoi" indique la volonté du membre à s'inscrire à notre liste de diffusion. Il est important de préciser lors de l'inscription que le débit de la liste est très faible (2-3 messages par session max) et que ça ne concerne que les activités reliées directement à Biciklo (surtout les heures d'ouvertures et les cours).

Modification d'un membre

Cliquer sur un membre dans la liste nous amène à la page d'informations détaillées. En cliquant sur le bouton "Modifier", on peut changer les informations, notamment une propriété qui indique si le membre est également bénévole.

Ajout d'un membre

Pièces

La liste de pièces est elle aussi plutôt auto-descriptive. Il convient toutefois de préciser la distinction entre les champs section, nom, référence et caractéristiques.

  • Section: Le système contenant la pièce (exemples: Frein, Vitesse, Pédalier, ...)
  • Nom: le nom de la pièce, à quoi ça sert sur un vélo (exemples: levier, câble, pédale, ...)
  • Référence: une façon d'identifier de façon unique un type de pièce à Biciklo. Si on veut garder en stock deux modèles d'un même pièce, c'est qu'on doit avoir une raison de vouloir offrir les deux, le champ référence doit donc communiquer la différence entre les deux modèles. Par exemple, le champ peut contenir la mention frein/montagne, aluminium/acier/plastique, gauche/droit, avant/arrière, etc. La couleur ou la marque n'est généralement pas une "référence". Le prochain lot de la même pièce pourrait être d'une autre couleur ou d'une autre marque, mais ça ne changera pas son utilité.
  • Caractéristiques: Des informations succintes pour permettre aux bénévoles de différencier facilement les pièces. Ici la couleur et la marque sont pertinentes. Par exemple, "Boite SNG" pour les câbles de vitesse ou "UN-26" pour les jeux de pédalier permet de retrouver rapidement l'item dans l'atelier.

Recherche de pièces

Les champs du haut permettent de filter les lignes en visant une colonne en particulier. La boite recherche à droite filtre quant à elle à travers tous les champs, comme pour la page membres.

Factures

Section factures, avec 3 factures ouvertes

Pour ouvrir une facture, il faut entrer le numéro du membre dans la case prévue à cette fin au haut de la page et appuyer sur "Go", ou sur la touche entrée. Le champ permet également de faire une recherche rapide à travers les noms des membres et écrit automatiquement le numéro du membre lorsqu'on le sélectionne dans le menu déroulant. Une section pour la nouvelle facture apparaitra au bas de la page.

Abonnement expiré

Si l'abonnement du membre pour lequel on a créé une facture est expiré (ou si le membre n'a jamais acheté d'abonnement), l'entête de la facture aura un fond rouge. Il s'agit d'un rappel au bénévole de faire acheter un abonnement au membre (items 100 et 200). Le système n'empêche toutefois pas de faire une transaction si l'abonnement est expiré afin de ne pas gêner lors de situations exceptionnelles.

Ajout de pièces à une facture

Il y a deux façons d'ajouter une pièce à une facture.

  1. De la page factures: entrer le numéro de la pièce et les quantités dans les champs de la facture cible et appuyer sur "Ajouter" (ou la touche entrée).
  2. De la page pièces: appuyer sur le + vis-à-vis la pièce à ajouter, sélectionner la facture cible, entrer les quantités et appuyer sur "Ok"/touche entrée.

Pour retirer une pièce d'une facture, on clique sur le X vis-à-vis la pièce dans la facture.

Fermeture ou suppression

Pour fermer une facture (lorsqu'elle est payée), on clique sur l'icône de dossier fermé en haut à droite. Pour la supprimer (si le membre ne prend rien finalement), on clique sur l'icône de poubelle.